Всегда разрабатываются два графика работ, в которых четко описываются крайние сроки выполнения задач. Первый график является обобщенным (или графиком ключевых событий). Он состоит из общих этапов работы и сроков их выполнения, расположенных в хронологическом порядке. Второй график более детализирован. Он основывается на заданиях и сроках их сдачи и построен с разбивкой на дни.
Образно говоря, обобщенный график работ показывает команде, как выглядит лес с высоты птичьего полета. В зависимости от сложности проект может быть формализованным или неформализованным документом. Итак, общий график работ показывает глобальные вехи на пути проекта и работу, выполняемую на каждом из этапов. Такой график может быть разбит на недели или месяцы и в некоторых случаях быть больше детализирован для демонстрации этапов выполнения проекта. Такой график может быть включен в любые предложения, представляемые клиенту, и с ним может быть ознакомлен каждый член команды.
Важность соблюдения сроков
Для того чтобы все, включая клиента, кровь из носу стремились вписаться в сроки, критично, чтобы каждый член команды осознавал эффект, производимый срывом сроков.
Это касается не только членов команды, но и самого клиента. Ничто не заставит руководителя проекта рвать на себе волосы быстрее, чем клиент, просрочивший утверждение или поставку материалов. Вместо того чтобы бряцать оружием перед клиентом при объяснении ему этого вопроса, попытайтесь изложить его в терминах, которые тот способен понять. А это, в свою очередь, требует ясного понимания цели каждого события, равно как и его финансовой и временной стороны. В некоторых случаях не бойтесь даже попросить клиента на время его отсутствия оставлять заместителя, обладающего правом утверждения и подписи документов.
Один из авторов рассказал историю его работы с непунктуальным клиентом. Материалы всегда приходили с трех- или четырехдневным опозданием, а момент утверждения всегда совпадал с его командировками. В результате проект был закончен с опозданием на шесть недель.
Когда проект был завершен, автор сел с клиентом для разбора полетов. В целом клиент остался чрезвычайно доволен работой, но при этом оставил один комментарий. Он сказал: "Вы знаете, что ваши ребята выполнили грандиозную работу. Правда, мне казалось, что работа будет длиться вечно и никто из нас не доживет до этого счастливого дня".
Детализированный график работ показывает клиенту и команде, как выглядит каждое дерево в лесу. Этот документ прослеживает действия каждого члена команды на пути к достижению цели. Он детализирован не без причины. В нем весь процесс разбит на рабочие дни, в которых все члены команды получают весь список заданий (to-do list).
Этот документ не связан с обобщенным графиком, и в нем всегда могут приняться в расчет деформации состава работ. С многих точек зрения это — живой документ. Он все время изменяется, по мере добавления и исключения задач и смещения сроков сдачи.
И последнее, что необходимо руководителю проекта, — это механизм отслеживания графика работ членами команды и клиентом. Именно поэтому многие разработчики помещают детализированный график работ на узле клиента или в общей рабочей области. Это обеспечивает работу понятного всем механизма обмена информацией в процессе отслеживания хода выполнения проекта.